驗廠咨詢對企業意義重大,對于外貿企業來說,了解工廠檢查的相關信息非常重要。如果工廠檢查不合格,企業將損失大量訂單,帶來巨大損失。
一、首次會議
審核員進入工廠后,首先要召開一次簡短的會議。首次會議需要工廠廠長以及負責生產、人事、工資和安全方面的主管和經理參加,如果有可能還會邀請工會代表參加。首次會議的目的在于了解工廠的基本情況,例如廠房、倉庫和宿舍的分布情況,介紹驗廠的目的、方法和時間安排,提出需要審核的文件資料清單,解釋工人面談的方法和要求,回答工廠代表提出的問題等。
二、現場檢查
會議以后,審核員根據分工進行現場檢查?,F場檢查的范圍包括生產車間、倉庫、宿舍、廁所、門衛及醫務室等,主要關注工廠童工有無強迫勞動、安全、消防及環保狀況,以及工廠生產運作情況。有些客戶驗廠時,還要拍照存檔。審核員一般會在工人就餐時問檢查工人食堂,在工人午休時間檢查工人宿舍,以了解更多真實的情況。
三、文件審核
客戶驗廠的重點。重要的文件記錄包括工廠簡介、營業執照、員工守則、廠規廠紀、招工登記資料、勞動合同、工時記錄、工資制度、工資表、福利政策、安全制度、培訓記錄、安全檢查和演習記錄等。一般客戶都要檢查全部的人事資料,至少一年內的工時及工資記錄。
審核員通過核算工時工資的記錄的完整性和正確性,確定工資福利是否符合法律要求。文件審核還可以作為評估一個工廠的整體管理水平的依據。
四、工人面談
工人面談是大多數客戶驗廠的必經程序,往往要求將工人面談安排在工廠外或者非工作時同進行。工人面談是審核員和工人代表單獨談話,旨在了解工人的看法和體會,了解工廠的管理制度和運作情況,以便審核結果更加真實和完整。工人面談一殷以小組或者一對一的形式進行,不邀請工廠管理者參加。工人代表一般由審核員親白挑選,而不是由工廠指派。附面談問卷。
五、管理者代表面談
在整個驗廠過程中,工廠管理者代表都應配合審核員進行,審核員會隨時就有關問題向管理者代表咨詢和核實,以便了解工廠的運作情況。有時,審核員還會安排與管理者代表進行單獨面談,確認工廠的政策和看法。
六、末次會議
客戶驗廠的*后一個程序是末次會議,也有少數客戶不安排末次會議。在末次會議前,審核員匯總審核過程中收集的資料,整理出一份審核結果。末次會議主要是向工廠代表通報審核結果,指出不合格項及法規、標準要求,回答廠方提出的疑問。
七、改善
審核完成后,工廠當天會收到審核發現的問題點,一般在7天內申請審核的單位會收到一份審核公司發出的完整審核報告??蛻舾鶕徍藞蟾嬷械娜笔c的嚴重程度,要求工廠進行糾正預防措施報告。根據客戶的要求,以及糾正預防措施的完成日期,會安排年度審核,或跟進審核。如果審核結果為合格,一般12個月才安排年度審核。